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Erfahrungsbericht – Microsoft SharePoint Workspace 2010

30. Dezember 2011 Keine Kommentare

SP_WorkspaceSo kurz vor dem Jahreswechsel habe ich mir gedacht euch ein wenig über den SharePoint Workspace 2010 zu berichten. SharePoint Workspace? Was ist das denn? Es ist ein Teilprodukt der Microsoft Office 2010 Familie (Microsoft Office 2010 Professional Plus) und sollte m. M. in jedem Unternehmen Einzug finden, dass einen SharePoint Server benutzt.

Dazu muss ich euch allerdings erst einmal erklären, was ein SharePoint Server ist: Ein SharePoint Server ist ein Server der es Mitarbeitern ermöglicht über eine SharePoint-Webseite auf seine Unternehmensdaten (Worddokumente, Listen, PDFs, Workflows…) weltweit und plattformunabhängig zuzugreifen. SharePoint 2010 unterstützt somit als Kollaborations-plattform das tagtägliche Business. Als Wissensmanagementsystem macht es ebenfalls einiges her. So weit zur Theorie.

Wenn Mann / Frau allerdings das allererste Mal mit einem SharePoint Server in Berührung kommt, merkt man vor allem eines: Der SharePoint Server ist eines der unübersichtlichsten Microsoftprodukte die ich kenne. Um Einstellungen als Benutzer zu ändern sind teilweise doch recht viele Klicks notwendig. So kann es passieren, dass man zum Löschen einer einzelnen SharePoint-Webseite bis zu fünf Klicks benötigt. Arbeiten zusätzlich hunderte Leute gleichzeitig auf einem Server, kann dies zu zusätzlichen Geschwindigkeitseinbußen auf dem Server (und zur persönlichen Geduldsprobe) kommen. Dies ist ärgerlich, aber vermeidbar.

Und genau da kommt der SharePoint 2010 Workspace ins Spiel. Es ist heutzutage immer noch so, dass (fast) jeder Mitarbeiter einen eigenen Laptop oder PC bekommt. Auf diesem Client sollte dann der Microsoft Office SharePoint 2010 Workspace lokal installiert sein.

Dieses Programm dient als Puffer (oder Mittler) zwischen dem im Internet befindlichen SharePoint Server und dem genutzten Clienten. Wartezeiten gehören somit bei der Bearbeitung von SharePoint-Listen oder Workflows der Vergangenheit an. Man wird schneller in seiner tagtäglichen Arbeit mit dem SharePoint Server und hat z.B. dann noch Zeit für ein Kaffee mit dem Kollegen. Außerdem ist der SharePoint Workspace einfach übersichtlicher Klickorgien gehören der Vergangenheit an.

SP_Workspace2

Doch es ist auch nicht alles Gold was glänzt. Gerade weil das Produkt so neu ist (der Vorgänger war Groove), hat es doch noch so einiges an Konstruktionsfehlern. So kann es passieren, dass Fehlermeldungen erscheinen, die einem am Anfang sehr kryptisch rüberkommen.

Viele Probleme lassen sich auf falsch gesetzte Gruppenrichtlinen (ein Tipp schaut euch die InfoPath GPOs ganz genau an), falsch gesetzte Firewall-Einstellungen oder einfach auf Bugs zurückführen für die Hotfixes angeboten werden. Insbesondere GPO Settings die InfoPath in dessen Funktionalität einschränken, können ganz erhebliche Probleme im SharePoint 2010 Workspace verursachen. Der SharePoint 2010 Workspace arbeitet nämlich in der Kommunikation zwischen Client und Server mit so genannten *.xsn Files. Warum Microsoft keine ordentliche Trennung zwischen InfoPath und SharePoint Workspace vorgenommen hat ist mir persönlich nicht verständlich. Dreckige Implementation lässt grüßen.

Trotz allem ein sehr gutes Produkt mit viel Potential und ein paar Kinderkrankheiten, die aber spätestens zur Erscheinung von Microsoft Office 2012 dann hoffentlich ausgemerzt sein sollten.

Also Leute, wenn ihr einen SharePoint Server bei euch im Unternehmen habt und auch Microsoft Office 2010 Professional Plus euer Eigen nennt: Lasst das Programm nicht brach liegen! Ihr habt dafür Geld bezahlt und es wird euch das Leben erleichtern. Versprochen!

Ansonsten wünsche ich euch einen guten Rutsch ins neue Jahr! Ich werde euch auch im nächsten Jahr mit neuen Artikeln versorgen. Auch das: Versprochen!